Minggu, 02 Maret 2008

KIAT MEMBAWAKAN BRIEFING YANG EFFEKTIF

KIAT MEMBAWAKAN BRIEFING YANG EFFEKTIF


Briefing artinya pertemuan rutin maupun tidak rutin yang bertujuan untuk mengkomunikasikan suatu progress dan mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas yang ada guna mencapai tujuan tertentu. Berbeda dengan meeting, briefing membutuhkan waktu yang lebih sedikit dan dapat dilakukan secara lebih informal. Kadangkala Briefing dapat dilakukan sambil berdiri, atau duduk bersila di lantai.

Keuntungan kita melakukan briefing rutin secara harian adalah:
- Perkembangan atau progress pencapaian obyektif dapat dipantau setiap hari.
- Permasalahan yang timbul dapat langsung diketahui dan dikoordinasikan penyelesaiannya dengan pihak lain yang terkait di dalam organisasi saat itu juga.
- Merupakan media komunikasi antar karyawan yang mudah dan efektif.

Lalu bagaimana kiatnya agar Briefing yang kita lakukan efektif? SMfranchise memberikan pedoman 4 Langkah Briefing Efektif sebagai berikut:

Tahap Pengenalan/Pre-kondisi:
- Komunikasikan mengapa briefing dilakukan dan siapa yang memimpin/berpartisipasi.
- Komunikasikan kapan dan dimana briefing dilaksanakan
- Tentukan materi rutin yang wajib dikomunikasikan saat briefing
- Komunikasikan aturan main dari briefing kepada semua peserta

Tahap Persiapan
- Siapkan agenda dan materi briefing satu hari sebelumnya
- Kumpulkan data-data penunjang bagi masing-masing agenda

Tahap Implementasi
- Mulailah briefing tepat waktu
- Tunjuk satu orang partisipan sebagai notulen
- Follow up pelaksanaan minutes briefing sehari sebelumnya.
- Bahas agenda rutin
- Round table (bergiliran) bagi semua peserta dan putuskan action plan saat itu juga.
- Notulen membacakan kembali minutes briefing yang dituliskannya.

Tahap Evaluasi
- Review minutes briefing dan follow up kepada masing-masing pelaksananya.
- Evaluasi efektivitas waktu dan materi yang disampaikan; lakukan perbaikan jika dipelukan.

Demikian 4 Tahap bagaimana melaksanakan kebiasaan briefing yang effektif. Banyak perusahaan besar merasakan manfaat dari briefing ini, misalnya AceHarware, yang melakukan briefing pagi sebelum toko buka dengan duduk lesehan membentuk lingkaran.